Cómo hacer un background check en Brasil de forma legal y eficiente
Contratar a la persona equivocada puede costar tiempo, dinero y reputación. En Brasil, como en cualquier país, realizar una verificación de antecedentes ayuda a reducir esos riesgos. Aquí te explicamos cómo funcionan los background checks en Brasil, qué tener en cuenta legalmente y qué buenas prácticas deben seguir los reclutadores.
¿Por qué hacer un background check en Brasil?
Un chequeo de antecedentes sirve para confirmar que la información entregada por un candidato es real. Esto puede incluir:
- Estudios académicos.
- Experiencia laboral.
- Licencias profesionales.
- Antecedentes penales.
- Historial crediticio o de conducción (cuando aplica).
Es especialmente útil en puestos que implican manejo de dinero, acceso a datos sensibles, trabajo con poblaciones vulnerables o responsabilidades en seguridad. También ayuda a proteger la imagen de la empresa y prevenir fraudes o alta rotación.
El marco legal en Brasil (explicado fácil)
La LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados, nº 13.709/2018) es la norma que regula el tratamiento de datos personales en Brasil. Puntos clave:
- Consentimiento: necesitas el permiso explícito del candidato para recolectar y procesar datos personales.
- Finalidad: solo puedes usar la información para el propósito autorizado.
- Minimización: recolecta únicamente lo necesario para decidir sobre la contratación.
- Transparencia: informa qué vas a revisar, por qué y cuánto tiempo guardarás los datos.
- Derechos del titular: el candidato puede solicitar acceso, corrección o eliminación de sus datos.
- Datos sensibles: no deben ser solicitados salvo que estén justificados legalmente.
Además, puede haber otras normas laborales o regulaciones específicas según la industria.
Qué se suele revisar (y qué evitar)
Verificaciones comunes:
- Identidad y CPF.
- Títulos y certificaciones.
- Historial laboral.
- Antecedentes penales.
- Registro profesional (médicos, abogados, ingenieros, etc.).
- Licencia de conducir (CNH).
- Referencias laborales.
Qué evitar o manejar con cuidado:
- Preguntas sobre salud, religión, orientación sexual o creencias políticas.
- Uso arbitrario de redes sociales para sacar conclusiones personales.
- Decisiones basadas en prejuicios o información irrelevante.
¿Cuándo hacer la verificación?
Existen dos enfoques:
- Antes de la oferta: permite filtrar candidatos desde el inicio, pero puede afectar su experiencia si no se gestiona con cuidado.
- Después de la oferta condicional: se hace la oferta, sujeta al resultado de la verificación. Es la opción más recomendada.
En ambos casos, el consentimiento debe ser claro.
Cómo diseñar un proceso legal y eficiente
- Define qué verificar según el perfil del cargo.
- Solicita consentimiento por escrito, detallando qué revisarás.
- Usa proveedores confiables que cumplan con la LGPD.
- Verifica información de forma objetiva y guarda evidencias.
- Permite al candidato explicar cualquier discrepancia.
- Establece tiempos razonables de retención y eliminación de datos.
- Capacita al equipo en privacidad, sesgos y equidad.
¿Qué hacer si aparece un problema?
Si detectas información sensible (por ejemplo, una condena o inconsistencias en el CV):
- Confirma la información y revisa su fuente.
- Comunícalo al candidato y permite que explique.
- Evalúa la relevancia del hallazgo para el cargo.
- Documenta tu decisión de forma clara y coherente con las políticas internas.
Verificaciones internacionales
Cuando el candidato vivió o estudió en el extranjero:
- Solicita validación de títulos con traducción y legalización (apostilla).
- Consulta antecedentes en el país de origen (puede requerir apoyo legal o servicios externos).
- Asegúrate de contar con consentimiento válido para el tratamiento internacional de datos.
Tecnología que facilita el proceso
Plataformas modernas permiten:
- Recolectar y registrar consentimientos.
- Consultar múltiples bases oficiales rápidamente.
- Generar auditorías para demostrar cumplimiento.
- Integrarse con sistemas de selección.
Pero recuerda: el juicio humano sigue siendo clave para interpretar los resultados.
Buenas prácticas para verificaciones efectivas
- Sé transparente desde el primer contacto con el candidato.
- Aplica criterios uniformes para roles similares.
- Garantiza la confidencialidad de los resultados.
- Capacita a tu equipo para evitar sesgos.
- Revisa tus políticas periódicamente.
- Aplica el principio de proporcionalidad: más profundidad solo cuando el riesgo del cargo lo amerita.
Errores que debes evitar
- No pedir consentimiento o hacerlo de forma ambigua.
- Almacenar datos sin plazo definido.
- Tomar decisiones sin validar fuentes.
- Usar datos irrelevantes o descontextualizados.
- No documentar los motivos de la decisión tomada.
Ejemplo práctico
Si estás contratando un conductor, verifica su CNH, historial de multas y experiencia en empleos similares. No necesitas preguntar sobre su salud o religión. Si detectas una discrepancia en su experiencia laboral, permite que lo aclare antes de decidir.
Cultura organizacional y reputación
Un proceso de verificación respetuoso mejora la percepción de tu empresa. Incluso si no se contrata al candidato, una experiencia transparente y justa habla bien de tu marca empleadora.
Conclusión y llamado a la acción
Hacer background checks en Brasil es esencial para tomar decisiones de contratación responsables. Pero debe hacerse con respeto, siguiendo la LGPD y con procesos claros, objetivos y bien documentados.
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